AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. LE ROGAMOS QUE LO LEA DETENIDAMENTE.

En este Aviso se describen las prácticas de privacidad de Baptist Healthcare System, Inc., y nuestras entidades cubiertas afiliadas, denominadas en conjunto “Baptist”, “nosotros”, “nuestro” o “nos”, cuando usted recibe tratamiento como paciente en una de estas instituciones. Una Entidad cubierta afiliada (“ACE”, por sus siglas en inglés) es un grupo de entidades cubiertas, proveedores de atención médica y plan de salud bajo propiedad o control común que se designa a sí misma como una sola entidad a los fines de cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”). Los miembros de la Baptist ACE compartirán información médica protegida (“PHI”, por sus siglas en inglés) entre sí por cuestiones relacionadas con el tratamiento, los pagos y las operaciones de atención médica de la Baptist ACE y conforme a lo permitido por la HIPAA y el presente aviso. Baptist puede agregar o eliminar entidades cubiertas de la Baptist ACE. Para obtener una lista actualizada y completa de las entidades miembro de la Baptist ACE, visite nuestro sitio web en BaptistHealth.com/ACE-List. Este Aviso también se aplica a los servicios prestados en otros lugares por empleados, contratistas, voluntarios, estudiantes o representantes de Baptist, incluidos, entre otros, los servicios a domicilio, los centros de diagnóstico, los centros de atención de urgencia, las clínicas de medicina ocupacional, los consultorios médicos, los gimnasios, los servicios de salud móviles y los servicios de transporte de cuidados intensivos.

Contamos con un acuerdo de atención médica organizada (“OHCA”, por sus siglas en inglés) con los proveedores de atención médica independientes de nuestro personal médico, que incluyen, entre otros, médicos, psicólogos, enfermeros anestesistas certificados, enfermeros practicantes y asistentes médicos. La mayoría de estos proveedores no son empleados ni agentes de Baptist. Sin embargo, es necesario que compartan información para administrar su atención y mejorar nuestros servicios. Aquellos proveedores que participan en nuestro OHCA aceptan cumplir con los términos de este Aviso y se encuentran comprendidos cuando se hace referencia a Baptist o se nombra a “nosotros”, “nuestro” o “nos” en este aviso. Este Aviso sirve como un aviso conjunto de las prácticas de privacidad para estos proveedores y para Baptist. Si estos proveedores independientes lo atienden en otro establecimiento no gestionado por Baptist, usted recibirá notificaciones por separado de parte de ellos.

Cómo protegemos su información

Entendemos que cierta información sobre usted y su salud es personal. Nos comprometemos a proteger su información médica, de facturación y de otro tipo. Si usted tiene un representante personal, según lo definido por la ley aplicable, como un tutor legal, trataremos a esa persona igual que a usted con respecto a los usos y divulgación de su información médica protegida, así como sus derechos individuales.

Creamos un registro de la atención y los servicios que recibe en Baptist o a través de él. Necesitamos este registro para brindarle atención de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. En este aviso se le explicarán las formas en las que utilizamos y divulgamos su información. También se describen sus derechos y nuestras obligaciones con respecto al uso y la divulgación de su información. Nos reservamos el derecho a modificar este Aviso y a hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del presente Aviso en nuestro sitio web (www.baptisthealth.com) y también estará disponible en el Departamento de Registro o Admisión de todos los establecimientos cubiertos por el Aviso. La fecha de entrada en vigor del Aviso se encuentra en la parte inferior de cada página. Estamos obligados por ley a (1) mantener la privacidad de la información médica que lo identifique, (2) entregarle este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad, y (3) cumplir con los términos de nuestro Aviso de privacidad más reciente.

Uso y divulgación de su información

Las siguientes categorías describen las distintas formas en las que podemos usar y divulgar información médica. Estos ejemplos no son exhaustivos.

Información relacionada con el tratamiento Podemos utilizar su información médica para proporcionar, coordinar o administrar su atención médica y cualquier servicio relacionado. Podremos divulgar su información médica a empleados, estudiantes, voluntarios, médicos, otros proveedores de atención médica y a otras personas que participen en su tratamiento. Por ejemplo, podremos facilitarle al médico que lo está tratando por una fractura de pierna información sobre otra enfermedad que pueda padecer, como diabetes, porque la diabetes puede ralentizar el proceso de curación. Además, si usted tiene diabetes, es posible que el médico deba comunicárselo al nutricionista para que nosotros podamos organizar las comidas adecuadas. Este tipo de intercambio de información puede producirse mediante el uso de una historia clínica electrónica o a través de nuestra participación en un intercambio electrónico de salud diseñado para facilitar el intercambio de información del paciente a efectos del tratamiento. Los distintos departamentos también podrán compartir su información médica para coordinar los distintos servicios y productos que usted necesite, como recetas de medicamentos, análisis de laboratorio y radiografías. También podremos divulgar su información médica a personas ajenas a Baptist o a nuestras entidades OHCA que participen en su atención médica, como agencias de atención médica domiciliaria, asilos de ancianos, médicos, empresas de dispositivos o equipos médicos, farmacéuticos, proveedores de servicios de ambulancia, u otras personas que presten servicios y que formen parte de su atención.

Información relacionada con los pagos. Podremos usar y divulgar información sobre usted para que el tratamiento y los servicios que reciba se le puedan facturar y cobrar a usted, a una compañía de seguros o a un tercero. Por ejemplo, es posible que debamos proporcionar información sobre la intervención quirúrgica a la que se sometió en Baptist a su plan de salud para que este nos pague o le reembolse el costo de la intervención. También podremos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que vaya a recibir con el fin de obtener la autorización previa o para determinar si su plan cubrirá dicho tratamiento. Es posible que compartamos su información con compañías que nos proporcionan servicios de facturación o cobranza. También podemos permitir que las compañías revisen su información para evaluar su elegibilidad a fin de recibir asistencia médica, calificarlo en virtud de dicha asistencia y hacer arreglos para el pago. Asimismo, podremos divulgar su información a otro proveedor de atención médica que le brinde tratamiento o servicios, como un servicio de ambulancia, para que dicho proveedor o servicio reciba el pago.

Información relacionada con las operaciones de atención médica. Podremos usar y divulgar su información para las operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para proporcionar atención médica de calidad y apoyar las actividades diarias relacionadas con el cuidado de la salud. Estos pueden producirse mediante el uso de una historia clínica electrónica o a través de nuestra participación en un intercambio electrónico de salud con otros proveedores de atención médica. Estas actividades incluyen, entre otras, actividades de evaluación y mejora de la calidad, revisiones de utilización, investigaciones, supervisión o revisiones del desempeño del personal, programas de capacitación, revisión y auditoría, incluidas las revisiones de cumplimiento y las revisiones médicas, realización o coordinación de otras actividades relacionadas con la salud, suscripción y otras actividades relacionadas con los seguros, planificación o desarrollo empresarial y resolución de procedimientos de quejas internas. Por ejemplo, podremos utilizar la información médica para revisar el tratamiento y evaluar el desempeño de nuestro personal y de los proveedores de atención médica independientes que lo atienden. Asimismo, podremos combinar la información médica de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales podemos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si determinados tratamientos nuevos son eficaces. Podemos divulgar información de pacientes a agencias o compañías para actividades de acreditación, certificación, concesión de licencias o credenciales. También podremos combinar la información que tenemos con la información médica de otros establecimientos a fin de comparar nuestro desempeño y ver dónde podemos mejorar la atención y los servicios que ofrecemos. También podremos usar o divulgar información de pacientes para llevar a cabo o concertar servicios legales, financieros, de auditoría, de gestión de riesgos, de consultoría, de gerenciamiento y administrativos. Podemos usar o divulgar su información en nuestros programas de cumplimiento normativo y de detección de fraude y abuso. En determinadas situaciones, también podremos divulgar su información a terceros para sus propias actividades de operaciones de atención médica.

Actividades de nuestro Acuerdo de atención médica organizada (OHCA). Las entidades miembro de nuestro OHCA comparten información sobre usted a fin de brindarle un tratamiento de calidad, obtener el pago por los servicios y para llevar a cabo operaciones de atención médica relacionadas con el acuerdo. La mayoría de los proveedores que participan en nuestro OHCA no son agentes de Baptist ni entre sí. Ni Baptist ni los proveedores participantes son responsables de las acciones de los demás.

Recordatorios de citas. Podemos usar y divulgar su información para recordarle una cita con nosotros

Alternativas de tratamiento, servicios y beneficios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información para analizar alternativas de tratamiento y beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés, siempre que no recibamos ningún pago a cambio de dicha comunicación.

Actividades para la recaudación de fondos. Podremos usar su información para ponernos en contacto con usted con el fin de recaudar fondos para apoyar a Baptist y sus operaciones. Podremos divulgar información a una fundación relacionada con Baptist o a un asociado comercial para que se comunique con usted en relación con estas oportunidades de donación. Tenemos permitido usar y divulgar información limitada sobre usted, denominada información demográfica, junto con las fechas en las que recibió los servicios, la situación de su seguro médico, el departamento y/o el profesional que le proporcionó los servicios e información de los resultados. Tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones para la recaudación de fondos y le indicaremos cómo dejar de recibir cualquier comunicación para la recaudación de fondos que le enviemos.

Directorio. Nuestros hospitales incluyen información limitada sobre usted en el directorio de información de pacientes, como su nombre, ubicación en el establecimiento y estado general. Normalmente brindamos esta información a las personas que preguntan por su nombre para que puedan visitarlo en el hospital y conocer su estado general. También podemos incluir su afiliación religiosa en el directorio y compartir esta información limitada con el clero de la comunidad. Usted es libre de no compartir su afiliación religiosa con nosotros si no desea que esa información se comparta con el clero. No divulgaremos esta información si usted está recibiendo tratamiento en una unidad de atención de salud conductual o cuidados de atención por abuso de sustancias. Si no desea que su información se incluya en nuestro directorio, le rogamos que nos lo comunique.

Personas involucradas en su atención médica o en el pago de la atención. Siempre que usted no se oponga, podremos compartir o comentar su información médica con familiares, amigos u otras personas involucradas en la atención o el pago de su atención si su proveedor considera que, de acuerdo a su criterio profesional, es lo mejor para usted. Su proveedor puede solicitar su permiso, decirle que planea discutir la información y darle la oportunidad de oponerse, o puede decidir, usando su criterio profesional, que usted no se oponga. En tales casos, su proveedor discutirá únicamente la información que la persona involucrada necesita conocer sobre su atención o sobre el pago por su atención. Esto no se aplica a los pacientes que reciben tratamiento por determinadas patologías, como el abuso de sustancias y alcohol. Además, podremos divulgar su información médica a una organización o agencia que preste asistencia en caso de catástrofe para que su familia pueda ser notificada sobre su estado y su ubicación.

Investigaciones. La investigación médica es fundamental para el avance de las ciencias médicas. Por lo general, solicitamos su autorización por escrito antes de usar su información médica o compartirla con otras personas para llevar a cabo investigaciones. En circunstancias limitadas, podremos usar y divulgar su información médica sin su autorización para investigaciones médicas. En tales situaciones, deberemos cumplir con procesos especiales exigidos por la ley que revisan las protecciones de los pacientes que participan en la investigación, incluida la privacidad. Los investigadores también pueden ponerse en contacto con usted para saber si está interesado o si reúne los requisitos para participar en un estudio.

Cuando lo exija la ley. Divulgaremos su información cuando así lo exija o autorice la legislación estatal o federal. Por ejemplo, la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos puede exigirnos que divulguemos información para confirmar el cumplimiento de la ley HIPAA, y tenemos la obligación legal de cumplir con dichas solicitudes en virtud de la ley federal.

Para evitar una amenaza grave a la salud o a la seguridad. Podremos usar y divulgar su información cuando sea necesario con el fin de prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o para la salud y seguridad pública o de otra persona.

Militares y veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podremos divulgar su información médica si así lo exigen las autoridades militares. También podremos divulgar información médica acerca del personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras correspondientes.

Compensación laboral. Podremos divulgar su información para programas de indemnización laboral o programas similares, según lo permita o exija la ley. Dichos programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos para la salud pública. Podremos divulgar su información para actividades de salud pública. Por lo general, estas actividades incluyen, entre otras, las siguientes, según lo permita o exija la ley: (1) prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; (2) informar nacimientos y fallecimientos; (3) recopilar información o informar sobre eventos adversos y defectos de los productos, realizar un seguimiento de los productos regulados por la FDA y permitir el retiro del mercado, las reparaciones o sustitución de los productos; (4) notificar a la autoridad gubernamental competente si consideramos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica; y 5) notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.

Actividades de supervisión de la salud. Podremos divulgar información médica a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, entre otras, auditorías, investigaciones, inspecciones, concesión de licencias y certificaciones. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Demandas y litigios. Si usted está involucrado en una demanda o disputa legal, podremos divulgar su información en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podremos divulgar información sobre usted en respuesta a un citatorio, solicitud de descubrimiento u otro procedimiento legal por otra persona involucrada en la disputa si recibimos las suficientes garantías de que se han realizado intentos de notificarle a usted o a su abogado acerca de la solicitud o para asegurar una orden de protección. Si usted está involucrado en una demanda o disputa contra Baptist, podremos compartir su información, según sea necesario, para respaldar la posición de Baptist y obtener servicios legales.

Agentes del orden público. Podremos divulgar información si un funcionario del orden público lo solicita, por ejemplo, (1) en respuesta a una orden judicial, un citatorio o una orden judicial; (2) para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; (3) sobre la víctima de un delito; (4) sobre una muerte o estado de salud que consideremos que pueda ser el resultado de una conducta criminal; y 5) para denunciar un delito cometido en instalaciones de Baptist.

Médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos. Podemos divulgar información a médicos forenses o a examinadores médicos a fin de identificar, determinar la causa de muerte o para que desempeñen otras funciones autorizadas por la ley. También podremos divulgar Información a directores de funerarias cuando sea necesario para que puedan llevar a cabo sus funciones. Podremos usar o divulgar información con fines de donación de órganos, ojos o tejidos cadavéricos.

Para funciones gubernamentales específicas. En determinadas situaciones, las leyes federales nos autorizan a usar o divulgar su información médica para facilitar funciones gubernamentales específicas relacionadas con actividades militares y de veteranos, actividades de seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección para el presidente y otras personas, determinaciones médicas, instituciones correccionales y situaciones de custodia de las fuerzas del orden.

Reclusos. Si usted es un recluso alojado en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario de las fuerzas del orden, podremos divulgar su información a la institución correccional o al funcionario de las fuerzas del orden. Esta divulgación sería necesaria (1) para que la institución le brinde atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad, o la salud y la seguridad de otras personas; o (3) para la seguridad y la protección de la institución correccional.

Sus derechos en relación con la información sobre usted

Derecho de acceso. Tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información que mantenemos sobre usted. Por lo general, esto incluye registros médicos y de facturación, pero no incluye otros tipos de registros. Tiene derecho a solicitar una copia de la información en formato electrónico. De ser posible, le proporcionaremos la información en el formato electrónico que solicite. Si no podemos facilitarle la información en el formato electrónico que usted solicita, se la ofreceremos en otro formato electrónico. Para inspeccionar o solicitar una copia de los registros disponibles, debe presentar la solicitud por escrito al Departamento de Gestión de la Información Médica (“HIM”, por sus siglas en inglés) o al Departamento de Registros Médicos del establecimiento que lo trató. En determinadas circunstancias, podemos cobrarle una tarifa por la copia y el envío por correo de sus registros, así como por los insumos utilizados para crear la copia, que puede incluir el costo de los soportes portátiles si ha solicitado la información en formato electrónico. Podremos denegar su solicitud para inspeccionar y obtener una copia en determinadas circunstancias limitadas. Si se le deniega el acceso a la información, puede solicitar, en determinadas circunstancias, que se revise dicha denegación.

Derecho a hacer correcciones. Si considera que la información que tenemos de usted es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que la modifiquemos. Usted tiene derecho a solicitar una enmienda mientras nosotros conservamos la información o esté bajo nuestro control. Para solicitar una enmienda, debe presentar una solicitud por escrito, junto con el motivo que respalde su solicitud, al HIM o al Departamento de Registros Médicos del establecimiento que lo trató. Si aceptamos la solicitud, se lo comunicaremos y modificaremos sus registros. Es posible que no podamos eliminar lo que figura en el registro, pero complementaremos la información. Podremos rechazar su solicitud si no la presenta por escrito o si no incluye el motivo que la justifica. Además, podremos rechazar su solicitud si nos solicita que modifiquemos información que (1) no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que la generó ya no esté disponible para realizar la enmienda; (2) no forme parte de la información médica conservada por nosotros o para nosotros; (3) no forma parte de la información de la que se le permitiría inspeccionar y obtener copias; (4) ya es exacta y completa como se estableció originalmente.

Derecho a recibir un informe detallado. Tiene derecho a recibir un informe o una lista de ciertas divulgaciones hechas por nosotros, previa solicitud. Este derecho no se aplica a las divulgaciones (1) hechas a usted o en respuesta a un formulario de autorización firmado por usted; (2) con propósitos de seguridad nacional o inteligencia; 3) para un directorio de establecimientos; (4) divulgada a sus amigos o familiares involucrados en su atención; (5) que son incidentes a un uso o divulgación permitidos; (6) divulgaciones a instituciones correccionales o en situaciones de custodia en cumplimiento de la ley; (7) divulgaciones hechas como parte de un conjunto limitado de datos según lo permitido por la ley HIPAA; y (8) para llevar a cabo operaciones de tratamientos, pagos y de atención médica. Para solicitar una rendición de cuentas, debe presentar su solicitud por escrito al HIM o al Departamento de Registros Médicos del establecimiento que le trató. La solicitud no podrá abarcar un período superior a seis años antes de la fecha de la solicitud. La primera lista que usted solicite dentro de un periodo de 12 meses será gratuita. En el caso de listas adicionales, es posible que le cobremos una tarifa razonable.

Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar restricciones o limitaciones de la información que utilizamos o divulgamos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar que se limite la información que divulgamos sobre usted a alguien que participe de su atención o del pago por su atención, como un familiar o amigo. Su solicitud debe presentarse por escrito al HIM o al Departamento de Registros Médicos del establecimiento que lo trató. La solicitud debe especificar la restricción solicitada y a quiénes desea que se aplique la restricción. En la mayoría de los casos, no estamos obligados a aceptar la restricción solicitada. Sin embargo, estamos obligados a aceptar cuando nos solicita que nos abstengamos de divulgar su información a un plan de salud en caso de que la divulgación tenga el propósito de pago o de operaciones de atención médica, y si la información hace referencia únicamente a un artículo o servicio de atención médica que usted ha pagado en su totalidad y de su bolsillo. Si aceptamos la restricción o limitación, accederemos a su solicitud, a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una determinada manera o a una determinada dirección. Por ejemplo, puede pedirnos que nos pongamos en contacto con usted solo en el lugar de su trabajo o por correo. Para solicitar comunicados confidenciales, debe presentar su solicitud por escrito ante el Departamento de Registro, Admisión, HIM o al Departamento de Registros Médicos del establecimiento que lo trató.

Derecho a recibir notificaciones de violaciones. Tiene derecho a recibir notificaciones nuestras si se viola la privacidad o la seguridad de su información médica protegida.

Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso, incluso si usted ha acordado recibir este Aviso de forma electrónica. Puede obtener una copia impresa de nuestro Aviso actual comunicándose con el Departamento de Registro o Admisión de todas las instalaciones. También puede visitar nuestro sitio web (www.baptisthealth.com).

Otros usos de la información médica que requieren su autorización por escrito

Ciertos usos y divulgaciones de su información médica protegida solo se permiten con su permiso por escrito mediante la firma de un formulario de autorización. Entre ellos se incluyen la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia, ciertos usos y divulgaciones de su información médica protegida para comunicaciones de comercialización, y divulgaciones que constituyen la venta de su información médica protegida.

Otros usos y divulgaciones de la información médica que no estén contemplados en el presente aviso o en las leyes que nos son aplicables se realizarán únicamente con su autorización por escrito mediante la firma de un formulario de autorización. Si nos autoriza a usar o divulgar información, podrá revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca su autorización, dejaremos de usar y divulgar su información por los motivos contemplados en su autorización escrita. Desde luego, no podremos deshacer las divulgaciones que ya hayamos realizado con su autorización. Estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le hayamos brindado.

Otras leyes estatales y federales

La legislación estatal o federal puede imponer restricciones especiales en relación al uso y divulgación de determinada información confidencial, como la información relacionada con la salud mental, diagnósticos o tratamientos por abuso de sustancias, la pruebas y tratamientos relacionados con el VIH/SIDA o enfermedades de transmisión sexual. Cuando se apliquen restricciones especiales a su información médica, usaremos y divulgaremos la información de conformidad con la legislación aplicable.

Preguntas y reclamos

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con el funcionario de privacidad correspondiente del establecimiento que lo atendió. Si considera que se violaron sus derechos de confidencialidad, puede presentar una queja ante nosotros o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos. No se le impondrá una sanción por presentar una queja. Para presentar una queja, puede llamar al 1.833.204.8787 o comunicarse con el responsable de privacidad del establecimiento que lo atendió. Puede consultar la lista de los funcionarios responsables de privacidad en BaptistHealth.com/ACE-List.